Cuidar da contabilidade de e-commerce pode parecer um desafio, mas é parte indispensável da administração de um negócio e, por isso, precisa ser feita de maneira correta e sempre em dia. 

Como em qualquer tipo de empresa, a loja virtual depende de uma série de atividades gerenciais que vão garantir o funcionamento do negócio sem que haja imprevistos ou prejuízos posteriores. 

Nesse sentido, administrar a contabilidade de um e-commerce deve ser uma das prioridades dos gestores, pois além de envolver o comprometimento com a emissão de notas fiscais para os consumidores, também garante que os impostos estarão em dia. 

De fato, existem diferenças entre a tributação aplicada para empresas de frete internacional, por exemplo, e para lojas virtuais, que envolvem alguns pontos específicos relacionados às características de cada tipo de atuação. 

Sendo assim, para começar, é fundamental regularizar a empresa, antes mesmo de colocar o e-commerce no ar, dando início ao registro do estabelecimento no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) e optando por um determinado regime tributário. 

Para isso, é preciso comparecer à Junta Comercial da cidade onde o negócio está sendo aberto, de maneira que se realize o processo necessário para dar entrada no CNPJ. 

Mesmo que seja possível começar a sua operação virtual utilizando o CPF (Cadastro de Pessoa Física), é de suma importância dar início ao seu trabalho de vendas online com o cadastro jurídico, para que qualquer movimentação seja registrada corretamente. 

Isso evita equívocos em relação ao serviço de declaração de imposto de renda e vários outros processos tributários e burocráticos que precisam ser colocados em dia no decorrer dos anos. 

Para entender melhor sobre o assunto, de modo a garantir que a sua empresa comece a funcionar adequadamente, siga na leitura deste conteúdo e saiba mais sobre o tema. 

Regularização e regime tributário do e-commerce

Um dos principais elementos que o cliente busca quando deseja fazer uma compra em uma fabrica de camisa polo para revenda é a credibilidade que a empresa passa para ele. 

Nesse sentido, começar um novo negócio exige que o empresário conheça os processos de regularização, e faça a abertura do seu CNPJ antes mesmo de iniciar as operações da sua loja virtual.

Ter um CNPJ vai além da emissão de notas fiscais, parte fundamental desse trabalho: ele também conquista créditos com juros mais interessantes no mercado e pode realizar compras por atacado de maneira simples, o que torna o seu lucro ainda maior. 

Dessa forma, a regularização se torna o primeiro passo de qualquer e-commerce, para que ele possa ser planejado e ter um plano de crescimento consistente e sustentável. 

Depois dessa etapa, escolher o regime tributário que vai ser adequado para a sua loja virtual é indispensável. Entre os principais estão: 

  • MEI;
  • Simples nacional;
  • Lucro presumido; 
  • Lucro real.

Esse ponto é fundamental, já que a escolha errada por fazer com que o seu negócio acabe por pagar mais impostos do que o necessário, diminuindo as suas margens de ganhos com vendas ou prestação de serviços. 

01. MEI: Microempreendedor Individual

O Microempreendedor individual é aquele que não possui sociedade em várias empresas, tendo apenas o seu próprio e-commerce como meio de conquistar renda. 

Nessa modalidade, o valor máximo de faturamento anual é de 81 mil reais, o equivalente a R$ 6.750,00 por mês. 

Esta pode ser uma boa opção para o início do negócio, já que os ganhos costumam ser mais baixos. Porém, ele possui algumas restrições, como o enquadramento na lista de  atividades que estão permitidas no MEI. 

A inscrição nesse modelo de regime é bastante simples, sendo feita pelo Portal do Empreendedor logo depois de fazer a abertura do CNPJ. Quem possui dúvidas nesse sentido pode recorrer aos serviços de contabilidade para abertura de empresa.

O valor mensal atual para pagamentos dos impostos é de R$ 52,25, e costuma ser atualizado periodicamente. Além disso, é necessários arcar com o ICMS (Imposto sobre Mercadorias e Serviços) de R$ 1,00. 

No setor de serviços, incide o ISS (Imposto sobre serviços), onde o valor mensal a ser quitado é de R$ 5,00. Para quem atua com venda de produtos e prestação de serviços, o valor é somado, ficando em R$ 6,00 mensais. 

02. Simples Nacional

O Simples Nacional é o modelo de tributação para e-commerces que faturam até R$ 4,8 milhões por ano. Para se ter esse tipo de cálculo, é considerado o tamanho do negócio e o faturamento que ele teve nos últimos 12 meses de atuação. 

A tributação dessa modalidade varia entre 4,5% e 16,93%, incluindo taxas federais como PIS, COFINS, IPI, CSLL, IRPJ, além do INSS e ICMS ou ISS.

Em geral, para administrar esse regime, é fundamental contar com serviços de contabilidade, já que para a emissão desses impostos é necessários ter conhecimentos específicos na área.

03. Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um modelo de regime bastante simples, ficando entre um dos mais optados por lojas virtuais de porte pequeno ou médio. 

A principal característica dessa modalidade é o faturamento de até R$ 78 milhões por ano, tendo uma alíquota já definida pela Receita Federal, o que inclui o Imposto de Renda e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

04.Lucro Real

O regime tributário Lucro Real é indicado para empresas de grande porte, que faturam acima dos R$ 78 milhões por ano. 

Nesse sentido, torna-se importante a contratação de uma contabilidade terceirizada, já que o cálculo dos impostos é feito de maneira mais complexa, com o resultado final da empresa, levando em conta a receita e retirando os custos. 

Saber qual é o tipo de modalidade indicada para o seu e-commerce é fundamental, justamente porque é dessa forma que se encontra o tipo de tributação adequado para a loja virtual, sem que se precise pagar mais impostos. 

Como executar o planejamento tributário do seu negócio

Para que o seu e-commerce esteja sempre em dia, é necessário executar um bom planejamento tributário, de maneira que qualquer possível imprevisto seja evitado. 

Para isso, algumas atitudes simples podem ser necessárias:

  • Verificar constantemente a saúde financeira do negócio; 
  • Ter um planejamento para os períodos de tributação;
  • Manter a contabilidade do negócio atualizada e organizada; 
  • Contratar um profissional para realizar a contabilidade;
  • Realizar a emissão correta de notas fiscais.

Verifique a saúde financeira do seu negócio

Acompanhar de perto a saúde financeira do seu negócio é indispensável para que ele não pare de crescer, sendo essa uma maneira importante de verificar se existem problemas com altos custos ou lucros muito baixos. 

Por isso, esteja sempre atento ao dia a dia do e-commerce, utilizando ferramentas que permitam acompanhar a gestão da empresa, como os relatórios e anotações contábeis da loja virtual. 

Ter um planejamento para períodos de tributação

Fazer uma revisão fiscal de tributos federais e saber qual o período correto para pagamento de todos os impostos do seu estabelecimento é fundamental para evitar gastos desnecessários com juros e taxas extras. 

Sendo assim, ter um calendário bem organizado com as principais despesas mensais do seu e-commerce é essencial para o crescimento dele. 

Manter a contabilidade atualizada

Como anda a contabilidade do seu negócio? Estar com ela organizada e atualizada é parte importante da gestão, de modo que todas as taxas, tributos e licenças estejam em dia, evitando problemas legais no seu negócio. 

Esse tipo de cuidado é indispensável para manter o negócio saudável, e garantindo um crescimento interessante, já que muitas vezes a falta de administração contábil pode interferir ou até mesmo impedir o funcionamento da loja virtual. 

Contratar um profissional para a contabilidade

Há duas maneiras principais de organizar a contabilidade do seu negócio: contratar um profissional para a sua equipe interna ou ter uma empresa terceirizada responsável pelo serviço. 

Para que a decisão sobre esse ponto seja tomada de modo assertivo, é preciso levar em conta a sua modalidade de tributação, além dos custos necessários para essa atividade, selecionando aquela que faça mais sentido para o seu e-commerce. 

Realizar a emissão correta de notas fiscais

Uma das partes mais importantes da contabilidade de uma loja virtual é garantir que as suas notas fiscais sejam emitidas corretamente, enviando-as para os compradores e anexando-as nas caixas despachadas pelo e-commerce.

Para isso, pode ser fundamental ter um software emissor de nfe, que ajuda na realização da tarefa, tornando-a mais dinâmica e rápida. 

Emitir as notas fiscais de cada compra é uma obrigação fiscal da empresa, que deve ser cumprida no prazo adequado, de forma a garantir a procedência do produto e a idoneidade da loja virtual. 

Gerenciar e regularizar a contabilidade do seu e-commerce é indispensável, por isso, não deixe de cuidar dessa área da sua loja virtual e tenha maior controle sobre ela, realizando uma boa gestão do seu negócio. 
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.